Aday öğrenci ve ön kayıt takibi

Aday öğrenci değildir, kayıt olunca öğrenci olur

Aday ayrı bir kayıttır: sahte öğrenci numarası almaz, sınıf listesine, yoklamaya ya da karneye düşmez. Kaydolmayan adayın verisi de öğrencininkiyle aynı saklama kuralına bağlanmaz.

Kesin kayıt kararı yönetimindir. Dönüştürme ekranı öğrenci numarası önerir, sınıfı sordurur, adayın irtibat kişilerinden hangilerinin veli olacağını ve ödeme sorumlusunu seçtirir. Aday kaydı silinmez, oluşan öğrenciye bağlı kalır; aynı aday iki kez dönüştürülemez. Giriş hesabı ve ücret planı kendiliğinden açılmaz: hangi hizmetin hangi fiyat ve taksitle satılacağı bir satış kararıdır.

• Ayrı aday kaydı, sahte öğrenci numarası yok
• Hedef sınıf seviyesi ve hedef öğretim yılı
• Tek ekranda öğrenci + veli dönüştürme
• Aday silinmez, oluşan öğrenciye bağlı kalır

Aşamalar sabit, kaybetme nedenleri kurumun

Aşamalar kurumun serbestçe eklediği bir liste değildir. Dönüşüm oranı ve huni raporu aşamaların anlamına dayanır; her kurumun kendi aşamasını açtığı bir sistemde bu yıl ile geçen yıl karşılaştırılamaz. Kaybetme nedenleri ve geliş kaynakları ise kurumdan kuruma gerçekten değişir; onları kurum tanımlar, yeni kurumda hazır bir liste gelir.

Aday kaybedilen bir uca taşınırken neden seçmek zorunludur. Teklif, ön kayıt ve kesin kayıt aşamalarını yalnız yönetim verebilir: üçü de ücret ve kayıt doğurur; arayan personelin adayı tek başına kayıtlı göstermesi engellenir.

Kiminle, hangi numaradan konuşuldu

Adayın irtibat kişileri (anne, baba, adayın kendisi) kurum içinde tek kayıttır ve birden çok numara taşıyabilir. Numara yazılırken sistem o numaranın kime ait olduğuna bakar: havuzda başka bir adayın velisi mi (kardeş), kurumda okuyan bir öğrencinin velisi mi? Aynı aday ikinci kez girilmek üzereyse form yazılırken uyarır.

Her temas ayrı bir görüşme kaydıdır: kanal, kim görüştü, kiminle görüşüldü, hangi numara kullanıldı, sonuç ve not. Randevu, ileri tarihli planlanmış bir görüşmedir; tarihi geçip gerçekleşmeyen randevu listede işaretlenir. Sonuç kaydı geri besler: "yanlış numara" numarayı işaretler, "reddetti" o kanalın iznini yazar. Adayın sorumlusu dışında biri görüşürse sorumluya bildirim gider.

• Kanal: telefon (giden/gelen), yüz yüze, kurum ya da ev ziyareti, WhatsApp, SMS, e-posta, tanıtım etkinliği
• "Bu numara kime ait" ve kardeş uyarısı
• Mükerrer aday uyarısı
• Temas ve kurum içi notlar tek zaman çizelgesinde
• Sorumlu atama geçmişi: kime, ne zaman, kaç gün

Numaranın durumu ile iletişim izni ayrı tutulur

"Bu numaraya ulaşılabiliyor mu" ile "bu numaraya yazmaya hakkımız var mı" farklı sorulardır. Numaranın teknik durumu (geçerli, yanlış numara, kullanılmıyor, ulaşılamıyor) ile izin durumu (izin yok, izinli, reddetti) ayrı tutulur; izin arama, mesaj ve e-posta kanalları için ayrı ayrı ve numaraya bağlı yazılır. Tek bir "aranmasın" kutusu, veli yeni numara verdiğinde onu yeniden aranabilir sayardı.

Kurumda okumayan adaya giden kayıt mesajı ticari elektronik ileti sayılır. Onay yoksa ya da kişi reddetmişse sistem SMS göndermez ve nedenini ekranda yazar. SMS kurumun kendi SMS hesabından, SMS modülü üzerinden gider; giden mesaj zaman çizelgesine kendiliğinden düşer. WhatsApp düğmesi hazır şablonla mesajı açar, gönderme kararı personeldedir; bu yüzden WhatsApp mesajı gönderilmiş sayılmaz, personel görüşmeyi kendisi kaydeder.

• Numara durumu ve kanal bazlı izin ayrı eksen
• Ret her şeyin önünde: reddeden numaraya gönderim yok
• Kurumun yazdığı hazır mesaj şablonları, kişiye göre dolan alanlar
• Toplu SMS önizlemesiz gitmez; kime gitmeyeceği ve nedeni görünür
• İYS'ye bildirilecek izin kayıtları listesi

Arama listeleri ve takip

Kayıt döneminde yönetim arama listesi kurar ("Eylül LGS turu" gibi), listeyi süzgeçle doldurur ve personele eşit paylaştırır. Personel "Arama Listem" ekranında sıradaki adayı, aranabilir numaralarını ve tek bir sonuç formunu görür: not, aşama, yetkiliye iletme, kaydet ve sıradakine geç ya da ertele. Ulaşılamayan aday belirlenen gün sonra yeniden sıraya girer; azami deneme aşılırsa aday "Ulaşılamıyor" olur ve sonsuza kadar aranmaz.

Takip Bekleyenler ekranı sonraki temas tarihi geçmiş açık adayları toplar. Öğretmen ve çağrı merkezi personeli yalnız sorumlusu olduğu ya da kendisine atanmış adayları görür. Çağrı merkezi görevi personel listesinde görünür ama yönetim yetkisi almaz.

• Liste kurma, süzgeçle doldurma, eşit paylaştırma
• Azami deneme ve tekrar arama günü
• Tek ekranda arama sonucu ve aşama
• Sonraki temas tarihi geçmiş adaylar ayrı listede
• Çağrı merkezi personeli için sınırlı görünürlük

Aday raporu ve kişisel veri

Aday raporu seçilen tarih aralığında toplam, açık, kazanılan ve kaybedilen adayı, dönüşüm oranını ve ortalama kapanış süresini verir. Dönüşüm oranı yalnız kapanmış adaylar üzerinden hesaplanır; açık adaylar paydaya girip oranı düşürmez. Rapor kaynak bazında dönüşümü, kaybetme nedenlerinin dağılımını, personel kırılımını (adayı ilk üstlenen ve kapatan ayrı sütunlarda) ve arama listelerinin ilerlemesini gösterir. Çok kampüslü kurumda seçili kampüse göre süzülür.

Adayın TC kimlik numarası ve görüşme notları veritabanında şifreli saklanır; aday kartını açmak erişim kaydına düşer. Kaybedilen, ulaşılamayan ya da geçersiz sayılan adayın kimlik bilgileri saklama süresi dolunca anonimleştirilir.

• Huni, dönüşüm oranı, ortalama kapanış süresi
• Geliş kaynağına göre dönüşüm
• Kaybetme nedeni dağılımı
• Personel ve arama listesi performansı
• Şifreli TC ve notlar, erişim kaydı