Öğrenci ücret takibi ve kurum muhasebesi

Ücret planı: kalem, indirim, peşinat, taksit

Eğitim, servis, yemek ve kitap ücretleri hizmet olarak tanımlanır; liste fiyatı dönem, sınıf seviyesi ve kampüs bazında ayrı girilebilir. Öğrenciye plan açılırken fiyat listeden gelir, birden çok hizmet aynı planda toplanır: eğitim, yemek ve servis tek sözleşmede durur.

İndirimler bir katalogdan seçilir: kurum kendi türlerini (kardeş, personel, erken kayıt gibi) yüzde ya da tutar olarak ve bir tavanla tanımlar. İndirim bütün plana ya da yalnız bir kaleme uygulanabilir. Tavan aşılırsa sistem tutarı sessizce kırpmaz, hata verir. Peşinat birinci taksit olarak yazılır, kalan tutar taksit sayısına bölünür.

• Dönem, seviye ve kampüs bazında liste fiyatı
• Tek planda birden çok ücret kalemi
• Tavanlı indirim kataloğu, plan geneli ya da kalem bazında
• Peşinat ve taksit sayısı
• Kalem bazında KDV; fiyatlar KDV dahil girilir, KDV içinden ayrılır

Taksit takvimi değişir ama iz bırakır

Taksitler eşit bölünür, sonra elle düzenlenebilir: satır eklenir ya da silinir, vade ve tutar değişir, her taksit için planlanan ödeme kanalı ve kasa seçilir. Sunucu üç kuralı denetler: taksitlerin toplamı net tutara eşit olmalı, bir taksit ödenen tutarın altına inemez, ödemesi olan taksit silinemez.

Plan açılışı, takvim düzenlemesi, dondurma, dondurmanın kaldırılması ve iptal plan geçmişine kim yaptı ve ne zaman bilgisiyle yazılır. Dondurulan plan borçlu listesinden ve hatırlatmalardan çıkar ama tahsilat almaya devam eder; vadeler kendiliğinden ötelenmez, öteleme bir karardır.

• Elle düzenlenebilir taksit takvimi
• Taksit başına planlanan kanal ve kasa
• Plan geçmişi: açıldı, düzenlendi, donduruldu, iptal
• Kayıt dondurma

Tahsilat ve makbuz

Tahsilat Al ekranında öğrenci seçilir, açık taksitler listelenir, tutar, kasa ve ödeme kanalı girilir. Taksit tutarını aşan ödemenin sıradaki taksitlerden mi düşüleceğini yoksa kalan taksitlere eşit mi bölüneceğini kasiyer seçer. Önceki bir taksit açıkken sonrakine ödeme alınırsa ekran atlanan taksitleri gösterip onay ister.

Makbuz ardışık numarayla üretilir ve PDF olarak indirilir; tutar yazıyla basılır, KDV oranı sıfır değilse matrah ve KDV satırı da görünür. Yanlış girilen tahsilat silinmez, iptal edilir. İptal ile iade ayrı işlemlerdir:

• Kanallar: nakit, havale/EFT, kredi kartı, çek, senet
• Artan tutarın dağıtımını kasiyer seçer
• Atlanan taksit uyarısı
• Tutarı yazıyla basılan PDF makbuz
• İptal ve iade yalnız kurum yönetiminde

Sözleşme ve senet

Sözleşme şablonu kurumun kendi metnidir: biçimli metin editöründe yazılır, öğrenci, veli, ücret ve taksit bilgileri yer tutucularla gelir. Yeni kuruma MEB'in özel öğretim kurumu kayıt sözleşmesi yapısını izleyen bir taslak hazır açılır; ücret artışı ve iade oranı gibi mevzuat maddelerinin yeri boş işaretlidir, metni kurumun hukukçusu yazar. Kurum birden çok şablon tutabilir.

Plandan oluşturulan sözleşme numaralanır ve metni dondurulur: şablon sonradan değişse de imzalanan metin değişmez. Aynı plandan taksit başına senet düzenlenir; senetler portföyde vade sırasıyla izlenir, tahsil edilen senet kasaya tahsilat olarak yazılır.

• Yer tutuculu, çok şablonlu sözleşme
• MEB kayıt sözleşmesi yapısında hazır taslak
• Numaralı, dondurulmuş sözleşme PDF'i
• Taksitten senet düzenleme ve PDF döküm
• Senet durumları: portföyde, tahsil edildi, ödenmedi, iade edildi, iptal

Borçlu takibi ve veliye hatırlatma

Borçlular ekranı vadesi geçmiş taksitleri öğrenci bazında listeler. Vade yaklaşınca ödeme sorumlusu veliye otomatik hatırlatma gider; kaç gün önce gideceği kurum ayarıdır. Gecikme bildirimi varsayılan olarak kapalıdır ve yönetim tarafından Borçlular ekranından toplu gönderilir; isteyen kurum otomatiğe alabilir.

Bildirimler yalnız ödeme sorumlusu olarak işaretli veliye gider, öğrenciye borç bildirimi gönderilmez. Veli portaldaki Ödemelerim ekranında taksit takvimini, makbuzlarını ve sözleşmesini görür. Ödenmeyen borç için avukat, icra dairesi ve esas numarası taşıyan bir hukuki takip dosyası açılabilir; dosya muhasebe kaydını değiştirmez, süreci izler.

• Vadesi geçmiş taksitler listesi
• Kurum ayarıyla otomatik taksit hatırlatması
• Toplu gecikme bildirimi
• Veli portalında Ödemelerim
• Hukuki takip dosyası ve süreç kaydı

Kasa, gelir-gider ve personel maaşı

Nakit kasa, banka hesabı ve POS ayrı kasa hesapları olarak tanımlanır; çok kampüslü kurumda her kampüsün kendi kasası olabilir. Kasalar arası virman, elle giriş ve çıkış hareketi, günlük kasa raporu vardır. Öğrenci ücreti dışındaki gelir (kira, kantin, kitap satışı) ve giderler tipleriyle kaydedilir; gider ekranı önceki ayın kayıtlarını kopyalayabilir.

Finansal Durum paneli kasa bakiyelerini, tahsilatı, bekleyen alacağı ve son 12 ayın tahsilat, gelir, gider ve maaş grafiğini gösterir. Personel maaşı brüt, net ve ek ders ücretiyle tanımlanır, aylık bordro kurulur, ödeme kasadan düşer. Maaş ekranlarını yalnız kurum yönetimi görür.

• Nakit, banka ve POS hesapları
• Virman ve günlük kasa raporu
• Gelir ve gider kaydı
• Son 12 ay gelir-gider grafiği
• Maaş tanımı, aylık bordro, tek seferlik ödeme
• Mali müşavir için CSV/Excel döküm

Kapsamın sınırı

Bu bir ön muhasebe modülüdür; resmi defter, yevmiye ya da hesap planı tutmaz, mali müşavire gidecek dökümü üretir. e-Fatura/e-Arşiv entegrasyonu, sanal POS ile online ödeme ve banka entegrasyonu yoktur: ödemeler elle girilir, kart ile alınan ödeme kredi kartı kanalıyla kasaya yazılır.